Hoe organiseer je een Open Koffie?

Naar aanleiding van de vorige blog, is het misschien wel handig om even te vertellen hoe je dan zo'n Open Koffie organiseert. Bij dezen.

Wat is er voor nodig?
-Éen initiatiefnemer, bijv. de bibliotheek
-Heldere doelen, bijv. organiseren van een netwerk, kennis- en informatieuitwisseling, samenwerking, draagvlak creëren, enz.
-Doelgroepen - bedenk voor wie met wie je de Open Koffie wilt organiseren, bijv. Informatiecentrum, klanten en betrokken uitgevers en leveranciers.
-Een locatie intern of extern, bijv. de bibliotheek stelt de locatie, koffie en cake beschikbaar of men spreekt ergens in koffiebar af
-Wat frequentie en tijd betreft worden gezamenlijk afspraken over gemaakt. Bijv. 1x per maand op tijdens de lunch of 2x per maand op maandagochtend, enz.
-Een van de partners zorgt voor een digitaal platform voor communicatie, informatie en discussie. Het beheer wordt zoveel mogelijk gezamenlijk gedaan.
-Alle drie de partners zorgen voor sprekers. Met elkaar worden afspraken gemaakt over de onderwerpen. Er wordt max. zo’n 20 minuten iets verteld; de rest van de tijd is voor discussie en netwerken.
-Wat levert het op: heel veel contacten, goodwill en nieuwe ideeën en ook samenwerking en verbinding op bepaalde diensten of producten. Ook andere bibliotheektypen bijv. speciale bibliotheken, zeg maar de bedrijfsbibliotheken, kunnen baat hebben met het intern organiseren van een Open BedrijfsKoffie. Op die manier kunnen je vaste klanten nog meer aan je binden en nieuwe klanten aantrekken.

Open Koffie: ontmoetingsplek ook voor informatieprofessionals?

Al een tijdje ben ik betrokken bij het organiseren van Open Koffies voor de netwerksite Ambtenaar 2.0. Naast veel plezier merk ik dat een Open Koffie bijeenkomst ook veel nieuwe contacten oplevert en dat is prettig in een hoe langer hoe meer digitaler wordende wereld. Direct contact dat onstaat ten gevolge van eerdere digitale contacten. Naar mijn idee een ideale combinatie. Het is een misvatting om te denken dat sociale of professionele contacten voornamelijk nog digitaal zouden moeten verlopen.
Het is prettig om nieuwe contacten te ontmoeten die je eigenlijk al een beetje kent doordat er al digitaal contact is geweest. Het praten over zaken gaat dan toch een stukje gemakkelijker.
Wat is nu zo’n Open Koffie?
De Open Koffie beweging is ontstaan in de VS in eerste instantie als een informele ontmoetingsplek tussen ondernemers, investeerders en ontwikkelaars in de ICT onder genot van een kopje koffie. Inmiddels heeft het idee zich als een olievlek over de wereld uitgebreid en zijn er in veel hoofdsteden, maandelijks, Open Koffies. Ook in Nederland zijn er in verschillende steden Open Koffies, waaronder die van Leeuwarden die gestart is door Jeltine Zijlstra. Zij omschrijft het Open Koffie-gebeuren als volgt:
“Mensen die een uurtje kennis willen maken met ander mensen, kennis willen delen en zin hebben in een lekker bakje koffie. Geen programma's, officiële programma's naambadges en voorzitters, gewoon een uurtje 'unconferencen' (unconference: learning, engaging events). De verbindende factor is dat je waarde wilt genereren door kennis te delen; mensen te inspireren en verbindingen te leggen.”
Daarnaast zie je dat andere groepen buiten de ICT-wereld ook koffieuurtjes organiseren. Een voorbeeld daarvan is de Open Koffie Ambtenaar 2.0 waar ambtenaren, bedrijven en burgers eens in de 14 dagen op maandagochtend koffie met elkaar drinken.
Doelen van deze Open Koffie zijn ook: kennis- en informatie-uitwisseling over alles wat ambtenaren bezighoudt, maar ook hoe zij kennis kunnen delen met behulp van moderne internettechnieken (o.a. bloggen, het gezamenlijk schrijven aan een wiki, het onderhouden van kennisnetwerken, enz.). Kennisdeling en samenwerking met burgers en bedrijven om uiteindelijk beter beleid te realiseren.
Meestal is een spreker aanwezig die vertelt hoe hij of zij kennisdeling en samenwerking in het werk heeft gerealiseerd.
Sinds kort is er ook een Open Koffie Elders en dat betekent dat vanaf 2009 eenmaal per maand de koffie op een andere locatie wordt gedronken. Inmiddels trekt de Open Koffie Ambtenaar 2.0 een schare van vaste bezoekers die ook hoe langer hoe meer toeneemt. De Agenda van de Open Koffie is te vinden op de site Ambtenaar 2.0 en op de groepssite op LinkedIn.
In de volgende blog ga ik nader in hoe zo’n Open Koffie ook meerwaarde voor informatieprofessionals kan hebben.

Aanpakken met fluwelen handschoentjes

http://www.youtube.com/watch?v=RyDY0hiMZy8

QR en 2009

Dit jaar gelijk goed begonnen; een nog sinds half december aanwezig (griep ?)-virus, zorgt in het nieuwe jaar gelijk voor enorme hoest- en niesbuien, dat ook nog eens voor prikkende en bloeddoorlopen ogen zorgt. Ik moet het goed uitzieken om het kwijt te raken. Inmiddels heb ik nog niemand de beste wensen digitaal kunnen geven. Alsnog aan de hand van deze QR-vierkant.

Vernieuwing of vasthouden aan traditie?

Afgelopen maandag was ik op een bijeenkomst waar Bart van der Meij uitgebreid vertelde over de toekomst van de nieuwe Professional 2.0. Omdat informatieprofessionals moeten weten wat beleidsmedewerkers en kenniswerkers aan informatie en voorzieningennodig hebben, was ik daar naar toe gegaan. Welke effecten zullen allerlei Web 2.0-tools en - ontwikkelingen hebben voor de Informatieprofessional 2.0. Van tevoren had ik wat reclame gemaakt voor de bijeenkomst onder andere informatieprofessionals en ik was blij om te merken dat een aantal van hen ook was komen opdagen. In gesprekken naderhand bleek mij weer eens in wat voor gevarenzone een aantal informatieprofessionals zich bevindt. Men is vaak druk bezig met alleen maar overleven: het inleveren van personeel en geld is een jaarlijkse bedreiging. Anderen staan met hun bibliotheken of informatiecentra op de nominatie om opgeheven te worden. Ik merk naast angst en zorgen ook veel bitterheid op: informatieprofessionals, zeker de wat meer traditionele bibliothecarissen, staan erom bekend heel betrokken te zijn bij hun werk. Ondanks het feit dat naast vaak weinig waardering en draagvlak de beloning voor al dat harde werken ook niet erg best is. Dat er dan na bepaalde tijd van hard werken bitterheid ontstaat, is ook begrijpelijk. Maar daarin blijven, is niet de oplossing. Zoek naar nieuwe mogelijkheden; Web 2.0-instrumenten zijn niet het doel maar een middel om de Professional 2.0 beter te kunnen ondersteunen en te faciliteren. Ik ben er vast van overtuigd dat er voor de Informatieprofessional 2.0 hier een belangrijke taak ligt, maar je moet wel keuzes durven te maken en openstaan voor vernieuwing. Zorg dat je niet achterblijft, maar voor in het vernieuwingsproces wordt meegenomen.

De Informatieprofessional als verbindingsprofessional

Langzamerhand wordt duidelijk dat er nog wel degelijk een bestaansrecht is voor een informatieprofessional binnen de speciale bibliotheekwereld. Enkele jaren geleden spraken we nog over de informatieprofessional als 'spin in het web', maar dat suggereert een meer leidende regiefunctie. Nu lijkt het er meer op dat hij/zij als schakelaar diverse informatie- en kennisgebieden met elkaar gaat verbinden en ontsluiten. De wereld van de bibliotheek verbinden met de wereld van het archief; van aparte bibliotheek- en archiefsystemen naar 1 opslagsysteem; van verschillende metadatasets met behulp van architectuur naar één metadataset; de informatiewereld verbinden aan de kenniswereld, enz. Hoe doe je dat? Een vraag waar ik niet zo eentweedrie antwoord op heb. Het lijkt me dat je kleinschalig moet beginnen, daar starten waar de verschillende werelden of domeinen elkaar al bijna raken en waar mensen openstaan voor innovatie en deze verbindingen niet zien als een bedreiging maar als een kans.

Bloggen via andere sites

Er zijn enkele sites waar ik ook blog. Niet alle zijn ook te lezen door iedereen. Het gaat om de volgende sites:

• Ambtenaar 2.0
• Bibliotheek 2.0
• LNVweb, via mijn Kenniskaart over Informatiebeleid
• LNVweb, via mijn kenniskaart over alles wat de OR bezighoudt
• Via deze site
• Er is ook nog een ning.site Informatieprofessional 2.0 maar die moet ik nog uitbouwen.