Hoe organiseer je een Open Koffie?

Naar aanleiding van de vorige blog, is het misschien wel handig om even te vertellen hoe je dan zo'n Open Koffie organiseert. Bij dezen.

Wat is er voor nodig?
-Éen initiatiefnemer, bijv. de bibliotheek
-Heldere doelen, bijv. organiseren van een netwerk, kennis- en informatieuitwisseling, samenwerking, draagvlak creëren, enz.
-Doelgroepen - bedenk voor wie met wie je de Open Koffie wilt organiseren, bijv. Informatiecentrum, klanten en betrokken uitgevers en leveranciers.
-Een locatie intern of extern, bijv. de bibliotheek stelt de locatie, koffie en cake beschikbaar of men spreekt ergens in koffiebar af
-Wat frequentie en tijd betreft worden gezamenlijk afspraken over gemaakt. Bijv. 1x per maand op tijdens de lunch of 2x per maand op maandagochtend, enz.
-Een van de partners zorgt voor een digitaal platform voor communicatie, informatie en discussie. Het beheer wordt zoveel mogelijk gezamenlijk gedaan.
-Alle drie de partners zorgen voor sprekers. Met elkaar worden afspraken gemaakt over de onderwerpen. Er wordt max. zo’n 20 minuten iets verteld; de rest van de tijd is voor discussie en netwerken.
-Wat levert het op: heel veel contacten, goodwill en nieuwe ideeën en ook samenwerking en verbinding op bepaalde diensten of producten. Ook andere bibliotheektypen bijv. speciale bibliotheken, zeg maar de bedrijfsbibliotheken, kunnen baat hebben met het intern organiseren van een Open BedrijfsKoffie. Op die manier kunnen je vaste klanten nog meer aan je binden en nieuwe klanten aantrekken.

Open Koffie: ontmoetingsplek ook voor informatieprofessionals?

Al een tijdje ben ik betrokken bij het organiseren van Open Koffies voor de netwerksite Ambtenaar 2.0. Naast veel plezier merk ik dat een Open Koffie bijeenkomst ook veel nieuwe contacten oplevert en dat is prettig in een hoe langer hoe meer digitaler wordende wereld. Direct contact dat onstaat ten gevolge van eerdere digitale contacten. Naar mijn idee een ideale combinatie. Het is een misvatting om te denken dat sociale of professionele contacten voornamelijk nog digitaal zouden moeten verlopen.
Het is prettig om nieuwe contacten te ontmoeten die je eigenlijk al een beetje kent doordat er al digitaal contact is geweest. Het praten over zaken gaat dan toch een stukje gemakkelijker.
Wat is nu zo’n Open Koffie?
De Open Koffie beweging is ontstaan in de VS in eerste instantie als een informele ontmoetingsplek tussen ondernemers, investeerders en ontwikkelaars in de ICT onder genot van een kopje koffie. Inmiddels heeft het idee zich als een olievlek over de wereld uitgebreid en zijn er in veel hoofdsteden, maandelijks, Open Koffies. Ook in Nederland zijn er in verschillende steden Open Koffies, waaronder die van Leeuwarden die gestart is door Jeltine Zijlstra. Zij omschrijft het Open Koffie-gebeuren als volgt:
“Mensen die een uurtje kennis willen maken met ander mensen, kennis willen delen en zin hebben in een lekker bakje koffie. Geen programma's, officiële programma's naambadges en voorzitters, gewoon een uurtje 'unconferencen' (unconference: learning, engaging events). De verbindende factor is dat je waarde wilt genereren door kennis te delen; mensen te inspireren en verbindingen te leggen.”
Daarnaast zie je dat andere groepen buiten de ICT-wereld ook koffieuurtjes organiseren. Een voorbeeld daarvan is de Open Koffie Ambtenaar 2.0 waar ambtenaren, bedrijven en burgers eens in de 14 dagen op maandagochtend koffie met elkaar drinken.
Doelen van deze Open Koffie zijn ook: kennis- en informatie-uitwisseling over alles wat ambtenaren bezighoudt, maar ook hoe zij kennis kunnen delen met behulp van moderne internettechnieken (o.a. bloggen, het gezamenlijk schrijven aan een wiki, het onderhouden van kennisnetwerken, enz.). Kennisdeling en samenwerking met burgers en bedrijven om uiteindelijk beter beleid te realiseren.
Meestal is een spreker aanwezig die vertelt hoe hij of zij kennisdeling en samenwerking in het werk heeft gerealiseerd.
Sinds kort is er ook een Open Koffie Elders en dat betekent dat vanaf 2009 eenmaal per maand de koffie op een andere locatie wordt gedronken. Inmiddels trekt de Open Koffie Ambtenaar 2.0 een schare van vaste bezoekers die ook hoe langer hoe meer toeneemt. De Agenda van de Open Koffie is te vinden op de site Ambtenaar 2.0 en op de groepssite op LinkedIn.
In de volgende blog ga ik nader in hoe zo’n Open Koffie ook meerwaarde voor informatieprofessionals kan hebben.

Aanpakken met fluwelen handschoentjes

http://www.youtube.com/watch?v=RyDY0hiMZy8

QR en 2009

Dit jaar gelijk goed begonnen; een nog sinds half december aanwezig (griep ?)-virus, zorgt in het nieuwe jaar gelijk voor enorme hoest- en niesbuien, dat ook nog eens voor prikkende en bloeddoorlopen ogen zorgt. Ik moet het goed uitzieken om het kwijt te raken. Inmiddels heb ik nog niemand de beste wensen digitaal kunnen geven. Alsnog aan de hand van deze QR-vierkant.